Business Suite 使用手冊

這是登入後的功能選單。開始操作之前，先看下面的對照表：任務和行事曆改一邊、兩邊都會變；客戶、商機、專案、日報則只存在這套系統裡。

由上往下分成三段：每天用的（總覽、日報、行事曆、任務）、案件（商機、專案），接著是主管總覽與對話紀錄。畫面再往下滑還有「基本資料」，客戶、外部聯絡人、產品放在那一段。

上面四張卡是今天的狀況，下面兩塊是你手上案件走到哪一站。容易搞混的是前兩張：「今日到期」是今天截止，「逾期」是已經過期，兩個數字不會重複計算。

進來預設顯示全部。上面一排分類可以切換要看哪一群，數字是筆數。每一列右邊有兩個小圖示，功能差很多：鉛筆是編輯，垃圾桶是刪除。

點「逾期」之後，列表只留下過期又還沒完成的任務。建議每天開工先看這一份，處理完再看其他分類。

有兩種開始方式：「新建任務」是在這裡填完，LINE WORKS 也會多一筆；「選既有任務」則是把 LINE WORKS 上已經存在的任務掛進來，只補客戶與案件。上半段的標題、內容、期限都會寫進 LINE WORKS，寫的時候記得同事在那邊也看得到。

「本系統擴充」以下的欄位不會寫回 LINE WORKS，是給公司內部追蹤用的。建議先選客戶，拜訪對象就能從這家客戶的窗口直接帶入；所屬選到專案時，還會多出里程碑可以挑。

點列上的鉛筆進來修改。把「已完成」打開，LINE WORKS 那一筆也會變成完成，總覽的今日到期與逾期就不再算它；想復原就再關掉。

在編輯畫面往下滑到最後一段。同一件任務可以分好幾次登記（哪一天、幾小時），系統會顯示合計。這裡填的是你花掉的時間，不是會議的起訖時刻——開會請用行事曆。

點任何一天，下面就會列出當天的事件，以及那天到期的任務。日期下面的小圓點是提示：藍點代表有事件，灰點代表有任務到期。右上角可以直接新增事件。

和任務一樣有兩種開始方式。「新建事件」會在 LINE WORKS 行事曆多一筆。「選既有事件」是把行事曆上已經有的會議掛進本系統：標題和時間沿用原本那場會，這裡只要補客戶、案件、聯絡人等本系統才有的欄位。不要用新建去重複登同一場會。「整天」關閉時才需要填開始與結束時間。

一天一筆。沒有先開日報也沒關係，只要在任務登記工時或加了里程點，那天的日報會自動產生。點一筆進去看明細。

只有日期一定要選，其他可以之後再補。名稱留白也能建立，列表會直接用日期顯示。

分成三個分頁。任務頁收的是「當天到期，或當天有登記工時」的任務，事件頁是當天的行事曆。里程點（跑了哪些地方、怎麼算公里數）在下面幾步單獨說明。要注意：在任務分頁按垃圾桶是把任務整筆刪掉（LINE WORKS 也會消失），不是把它移出日報。

這一天實際經過的地點，屬於這張日報（刪日報會一起刪）。按「新增點」補一筆。左邊三條線可以拖曳改順序：第一個自動當起點、最後一個當終點、中間是途經，不用自己選類型。點一列可以改內容，左滑可刪。

用上方搜尋選 Google 建議，或按「重抓 GPS」用目前位置。清單上顯示的名稱在「地點」，可以改成「公司」「客戶倉庫」這種自己看得懂的叫法。下面那行地址是系統帶入的完整地址，不能手打。地圖可以拖紅針微調位置。

至少兩個點之後，地圖會標出編號。閃電只是預覽路線，不會改日報上的公里數；藍色存檔才會把總距離寫回這張日報（列表上的「里程」就是這個數字）。沒按過的話總距離會是 0。

搜尋框同時比對名稱、客戶和階段，打「玉山」或「談判」都找得到；下方的下拉是排序方式。每一列右邊：「時間軸」查這筆被改過什麼（管理員限定）、「詳情」看關聯的任務與會議、鉛筆進入編輯。

輸入關鍵字後，上方的筆數會跟著變，可以確認有沒有漏掉；清空就回到全部。案子多的時候，用客戶名稱找通常最快。

上方按鈕可以進編輯或時間軸，下面依序是關聯任務、關聯事件、產品明細。關聯不是在這頁加的——在任務或會議上把「所屬商機」選成這一筆，它就會出現在這裡。

這兩個欄位最容易搞混。「階段模板」是公司排好的一整條流程，例如資格審查→需求分析→提案→談判→成交；「目前階段」是這個案子現在走到哪一站。換模板會把目前階段重設成新模板的第一站，所以通常只有一開始選錯時才改。

表單往下滑還有幾段。中間這幾格是公司自己加的欄位，名稱由管理員決定，所以每家公司看到的不一樣（圖中的競爭對手、預估毛利、下次拜訪就是例子）。最下面是產品明細，勾了「用明細合計覆寫商機金額」之後，金額就以產品列的合計為準。

只有名稱一定要填，其他都先給預設值：公司的預設階段模板、模板的第一站、一個月後的結案日。先存起來，細節之後再補也可以。

版面和商機列表一樣，多了一顆旗標按鈕，點下去是這個專案的里程碑清單（不是刪除）。搜尋、排序、詳情、鉛筆的用法都與商機相同。

一樣列出關聯任務與事件，上方多了一顆「里程碑」可以直接打開清單。

里程碑是專案裡的檢查點，例如需求確認、UAT、上線。每一列顯示到期日與目前狀態，用鉛筆修改內容，垃圾桶刪除前會再確認一次。

專案要先存檔才能加里程碑。名稱必填，建議連到期日一起填，任務才知道要掛在哪一個檢查點下面。

欄位和商機幾乎一樣，注意三個差別：金額指的是預算、日期是目標完成日、沒有產品明細。里程碑等專案建立之後再加。

每一筆客戶下面有一行「已綁定外部聯絡人 N 位 · 點此選擇」，點進去可以把這家公司的窗口挑起來。綁好之後，新增任務時就能一鍵帶入拜訪對象與電話。

右上角「同步」會從 LINE WORKS 拉一次最新名單，重複同步不會蓋掉你已經指定好的客戶。每個人下面的下拉就是指定所屬客戶的地方；名字旁邊的標籤代表來源。

每一筆可以填編號、標準單價與單位。標準單價只是預設值，實際報價在商機的產品明細裡還能改。品項不再賣了就改成停用，不必刪掉。

上面的數字是今天已交、尚未交日報的人數，以及你看得到的案件數；下面列出團隊成員今天的日報狀態，再往下是階段分佈與超過兩週沒更新的案件。

上方可以選對話對象、日期區間或用關鍵字搜尋。右上角的重新整理是立即備份一次，旁邊會顯示最後備份到什麼時候。訊息區標示「備份內容，無法傳送」，就是提醒你這裡只能看。

設定分成七個分頁，手機畫面放不下時，後面幾個會收在「⋯」裡，點開就能選。第一個分頁是部門——人要先有部門，主管總覽和「同部門主管」的規則才有依據。

這個開關只影響商機、專案和產品。不論選哪一個，日報、行事曆、我的任務都只有本人看得到，主管要看團隊一樣走主管總覽。

商機和專案各有自己的分頁。一套模板就是一條流程；上方的下拉可以切換或新增模板，「設為預設」決定新案件預設用哪一套。每一列左邊的握把可以拖曳調整順序，右邊的百分比是業務選到這個階段時要自動帶入的成交機率（專案模板沒有這一欄）。

商機、專案、產品、客戶各有十格可以自己加欄位，四邊分開設定、互不共用。填了欄位名稱才會出現在該表單中段；留白的格子不會出現。任務、行事曆、日報因為要和 LINE WORKS 同步，沒有自訂欄位。

可以依模組、人員、動作和日期範圍篩選，再用上方按鈕複製或下載成檔案。任務和行事曆的「修改」不會記錄（同步會洗版），但建立與刪除有記。一次最多顯示一千筆，紀錄大約保留半年。