User Guide
Zoho Mail 常用操作介紹
本篇依 Zoho Mail Lite 使用者手冊整理。前半段說明登入方式，後半段逐項帶你完成郵件、資料夾、簽名檔、搜尋、日曆、聯絡人、垃圾郵件、待辦與外出回覆。
選擇適合的登入方式
Zoho Mail 可透過瀏覽器、Android／iOS App、Windows／macOS／Linux 桌面版，或 Outlook 使用。若只需要快速收發信，Web 版最直接；需要即時通知可使用手機或桌面 App。
Web 版登入
開啟 Zoho Mail 官方網站並按「登入」，輸入完整公司信箱地址與密碼。登入完成後即可使用郵件、日曆、聯絡人與待辦等功能。
如果每天使用，可將 Zoho Mail 加入瀏覽器書籤，或把分頁釘選在瀏覽器上方。
Android 與 iPhone App
在 Google Play 或 App Store 搜尋「Zoho Mail」，確認開發者為 Zoho Corporation 後安裝。首次登入若出現資料中心選擇，請依公司帳號設定選擇；本手冊範例使用 Global。
完成登入後，依手機提示允許通知，才能即時收到新郵件提醒。
桌面版 Zoho Mail
桌面版適合希望使用獨立郵件視窗、桌面通知，或不想讓信箱與其他瀏覽器分頁混在一起的使用者。下載時請選擇符合 Windows、macOS 或 Linux 的安裝版本。
Outlook 設定
使用 Outlook 前，先確認公司管理員已允許 IMAP／POP。若帳號啟用兩步驟驗證，Outlook 可能需要使用 Zoho 產生的應用程式專用密碼。
手冊提供的常用設定為 IMAP：imap.zoho.com、連接埠 993、SSL；SMTP：smtp.zoho.com、連接埠 465 或 587。實際可用方式仍以公司管理員與帳號方案設定為準。
Common Operations
Zoho Mail 常用操作
以下操作名稱依簡報中的 Zoho Mail 介面整理。不同裝置或版本的按鈕位置可能略有差異，但操作流程相同。
收發郵件
- 按左上角「新建郵件」，開啟郵件撰寫視窗。
- 輸入收件者；需要時展開副本 Cc 或密件副本 Bcc。
- 輸入主旨與內容，拖曳檔案或按迴紋針加入附件。
- 完成後按「傳送」；尚未完成可先儲存為草稿。
資料夾與篩選器
- 在左側資料夾清單按「＋」，建立客戶、專案或部門資料夾。
- 郵件可直接拖曳至資料夾，或在郵件選單按「移動至」。
- 進入「設定」的「篩選器」，建立寄件者、收件者或主旨條件。
- 指定符合條件的郵件自動移動到資料夾，儲存後先用一封郵件測試。
簽名檔
- 進入「設定」並找到「簽名」或「簽名檔」。
- 按「新增簽名檔」，輸入姓名、職稱、電話與公司資訊。
- 可調整文字樣式，也可插入公司 Logo 或其他圖片。
- 指定新郵件及回覆郵件的預設簽名檔後儲存。
進階搜尋
- 按上方搜尋欄，輸入姓名、信箱、主旨或郵件內容關鍵字。
- 展開「更多」條件，可指定寄件者、收件人與日期範圍。
- 需要找檔案時，可依附件名稱或「含有附件」縮小範圍。
- 常用條件可再建立為篩選器，讓後續郵件自動分類。
日曆
- 按左側「日曆」圖示，再按「新建活動」。
- 輸入活動名稱、日期、時間與地點；可設定提醒。
- 加入與會者信箱，儲存後寄出會議邀請。
- 需要協作時，可建立或訂閱共用日曆，查看團隊行程。
聯絡人
- 按左側「聯絡人」圖示，開啟聯絡人頁面。
- 切換到「機構通訊錄」，查找公司網域內的成員。
- 撰寫郵件時輸入姓名，系統會自動建議符合的信箱。
- 需要寄給固定成員時，可建立部門或專案通訊群組。
垃圾郵件
- 選取可疑郵件，按「回報垃圾郵件」，讓系統學習並封鎖寄件者。
- 定期查看垃圾郵件資料夾，確認是否有正常郵件遭到誤判。
- 若郵件可信，可標示為「非垃圾郵件」並移回收件匣。
- 經常往來的寄件者可加入允許清單；惡意來源可加入封鎖清單。
待辦 Tasks
- 按左側「待辦」圖示，選擇個人或群組任務清單。
- 按「新增任務」；也可在郵件選單中把郵件直接新增為任務。
- 設定到期日、優先順序及負責人，大型工作可拆成子任務。
- 利用留言與 @提及討論進度，並在「議程」查看逾期、今日與本週任務。
外出自動回覆
- 進入「設定」，開啟「Out of Office／休假回覆」。
- 設定生效的起訖日期與時間，再選擇內部、外部或所有寄件者。
- 輸入自動回覆主旨與內容，建議附上代理窗口與聯絡方式。
- 設定重複回覆間隔後按「啟用」並儲存；期間結束後系統會依設定停止。
